понадобится не одна мусорная корзина.
Если же вы - домашняя хозяйка и у вас нет своего письменного
стола, то у вас могут возникнуть те же проблемы, что и у миссис
Джоунс У нее был единственный ящик в столе, куда она складывала
письма, записки, вырезки из газет и журналов, расписания занятий
своих детей, объявления о собраниях, рекламные проспекты, счета,
чеки, подписные квитанции, конспекты лекций по истории Китая, которые
она прослушала на курсах, нитки, ленты, веер и поздравительные
открытки.
Когда она собиралась ответить на письмо, у нее не было иного
выхода, кроме как вытаскивать все содержимое ящика и начинать поиск
нужного письма. Когда же раз в месяц ей надо было платить по счетам,
ей опять приходилось вытряхивать весь ящик. Она старалась как можно
меньше заниматься этой неприятной процедурой, и поэтому откладывала
ответы на важные письма.
Решение этой проблемы казалось очевидным и я предложил ей
приобрести специальный ящик для досье и сотню больших конвертов.
Миссис Джоунс завела отдельные конверты для рецептов, счетов, писем,
на которые надо было ответить, для писем, которые она хотела
сохранить, для бумаг, посвященных учебе детей, рекламным проспектам и
т.д. С помощью этой системы хранения она могла легко распределять и
новые бумаги по этим конвертам. Теперь, когда она собиралась написать
ответ, ей не нужно было тратить много времени для того, чтобы найти
нужное письмо. Достаточно было взять соответствующий конверт.
Разумеется, у многих домашних хозяек существует какой-то свой
порядок в распределении бумаг. Самое главное в таком порядке - это
отделять важные дела "А" от менее значительных дел "В".
Если у вас много документов и переписки, вам необходимо разделить их
на категории "А", "Б" и "В".
Каждая домашняя хозяйка заслуживает своего домашнего стола
Отдельный письменный стол еще лучше для домашней хозяйки, чем ящик
для досье. У домашней хозяйки очень много бумаг и ей нужно иметь
удобное место для того, чтобы заниматься ими. Я видел интерьеры, в
которых вместо журнального столика около дивана был размещен
письменный стол с настольной лампой. Некоторые дизайнеры предлагали
использовать незанятый угол кухни для хранения бумаг и занятий
"бумажными делами". Я от всей души приветствую такие
попытки создать для домашней хозяйки такой уголок.
Владелец большого магазина одежды пожаловался мне на огромное
количество бумаг, которые сыпались на него каждый день. Ему сообщали
о новинках моды, направляли предложения от различных производственных
и оптовых фирм, посылали проспекты, местные газеты, формы отчетности
и счета. Ему приходилось открывать все эти конверты, просматривать их
содержимое. Кроме того, он сам постоянно писал всевозможные записки с
мыслями о том, как улучшить свое дело.
Он постоянно пытался навести порядок в этих бумагах, так как не
мог точно решить, что делать со многими из них. К тому же, он не
хотел расставаться с рядом идей, которые он запечатлел в письменной
форме. Однако он не пытался распределить свои бумаги в зависимости от
их значимости, поэтому груда бумаг на его столе возрастала до
угрожающих размеров.
Я помог ему решить его проблему, предложив сразу же после
получения утренней корреспонденции распределять ее по степени
важности, выкладывая наиболее значительные послания на самый верх.
Кроме того, я посоветовал ему складывать все бумаги, относящиеся к
делам "Б" и "В" в правый ящик стола. На следующий
день, разбирая почту, он вынимал из ящика вчерашнюю корреспонденцию
лишь по мере того, как у него появлялось свободное время. Часто,
возвращаясь домой он жалел, что так и не добрался до того или иного
письма. Поэтому на следующий день он вынимал его из ящика и
присоединял к "сегодняшней" почте. Иногда он получал второй
запрос. В этих случаях он поднимал из ящика первое послание и
присоединял его к текущей почте. В целом же 80 процентов бумаг,
которые скапливались у него в ящике, никогда ему не требовались, и
лишь 20 процентов отложенных бумаг оказывались необходимыми.
Когда ящик оказался переполненным, я предложил своему клиенту,
чтобы он переместил все содержимое в нижний правый ящик. Через три
недели верхний ящик опять оказался заполненным до отказа. Тогда он
разобрал нижний ящик и выбросил из него все, что ему было не нужно.
‹‹ Предыдущая
Содержание
Следующая ››
|